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이런 미팅은 정말 별로다… (You Know Your Meetings Suck If…)

요즘 들어 하루에 미팅이 기본적으로 2-3개가 있는데, 많은 날은 30분 단위로 쪼개서 5-6개가 생기기도한다. 이 중, 내 의견을 묻거나 내가 주도해야하는 미팅은 2개 남짓. 다른 미팅들은 생산적일 때도 있지만.. 대부분이 나와 관련 없어서 딴짓할 때가 많다.

그 와중에 발견한 글로…
효과적이지 않은 미팅의 징후들과 이를 극복할 수 있는 팁들을 정리해두었다. 원글에 관심 있는 분은 이 링크를 참고 바란다.

효율적이지 않은 미팅은 임직원의 사기 저하 뿐만 아니라 수익에도 나쁜 영향을 줄 수 있다. Atlassian에 따르면,  미국의 회사들이 370 억원 달러를 중요치 않은 미팅에 낭비하고 있다고 한다.

이런 미팅은 정말 별로다..

  1. 뚜렷한 안건(agenda)이 없는 미팅
  2. 회사 목표와 관계 없는 안건들이 상정된 미팅 – 차라리 그 시간에 다른 것을 해라
  3. 끝이 정해지지 않은 미팅
  4. 한, 두명만 이야기하는 미팅 – 다른 사람들은 그 자리에 있을 필요가 없다는 뜻이다
  5. 정말 많은 사람이 참석하는 미팅 – … 산으로 갈 가능성이 많다
  6. 원하는 결과물이 없는 미팅
  7. 각자의 일 경과 보고하는 미팅 – 미팅보다는 온라인 툴로 대체하자
  8. 누군가는 잠수타는 미팅 – 꼭 필요한 사람만 부르자
  9. 크게 중요치 않은데 시간을 많이 투자해야하는 미팅
  10. 의논할 주제의 양보다 더 많은 사람이 있는 미팅 – Parkinson’s law of triviality에 따르면 그룹의 사람들은 중요치 않은 부분에 비정상적으로 비중을 많이 두는 경향이 있다고 한다.

어떻게 하면 이러한 미팅들을 좀 더 생산적으로 만들 수 있을까? 미팅을 잡기 전에 두 가지를 본인에게 물어보자.

1. 정말 필요한 미팅인가?
– 하버드 비지니스 리뷰 저자, Elizabeth Grace Saunders의 의사 결정 문답을 이용해보자.

사전에 심사숙고 했었는가? 아니면 전략적으로 사고할 시간을 먼저 갖자.
진행하는데 있어 바깥의 의견이 필요한가? 아니면 그 시간에 일해라
그렇다면, 실시간 대화가 필요한가? 아니면 이메일로.
직접 보고 이야기하는게 꼭 필요한가? 아니면 채팅이나 전화로 대신해라
위 네가지 경우가 모두 필요하다면, 미팅을 잡고 준비해라!

2. 서면으로 해결할 수 있는 사항은 아닌가?
– 온라인 툴들이 정말 많이 나와있으니, 이를 잘 활용하자. (Heyflock, Slack, Basecamp 등 있다.)

만일 그래도 미팅을 잡아야 한다면, 다음 사항을 명심하자!

계획을 미리 하고, 참석자를 제한하고, 미팅을 짧게 가져가라.
Plan ahead, limit participants, and keep it short

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